〔１〕はじめに

 

大会当日は、できるかぎり周囲が静かな環境で、安定したネットワーク回線をご使用のうえ、ご参加ください。当日使用しないアプリは終了しておくことを推奨します。

大会当日は、万が一の場合に連絡がとれるように、PC以外にスマートフォンなどをお手元にご用意ください。

無用な音声の混入や不安定なネットワークからの接続などにより、ミーティングの運用に支障があると判断される場合には、ホスト担当幹事がマイクミュートやミーティング終了などの操作を行なってください。

 

 

〔２〕注意事項

 

Zoomアプリは最新版にする。

分科会開始５分に、ホスト担当幹事より、開始に向けてアナウンスをはじめてください。

発表開始時刻を５分過ぎても発表者が現れない場合は、キャンセルとみなします。

ただし、分科会を移動する参加者もいるので、発表時間の繰り上げはせず中断し、予定通りに次の発表の時間に再開してください。

 

 

〔３〕会場への入室

 

最新プログラムを確認の上、担当分科会の開始30分前までに、各部屋に入室する。具体的な手順は以下のとおりです。

まず、当サイトの「大会参加者用ページ」に、事前に通知された「共通パスワード」を入力してアクセスしてください。

次に、参加者用ページから該当する会場のRoom@（@は数字）をクリックしてください。Zoomアプリが自動的に起動します（「Zoomを開きますか？」といったポップアップが出た場合は「Zoomを開く」をクリックしてください）。

「オーディオに参加」という小さめのウィンドウが出ますので、「コンピューターオーディオのテスト」を実施して、マイクとイヤホンの状態を確認してください。そののち、「コンピューターオーディオに参加」を選択してください。

入室後、分科会開始までお待ちください。

 

 

〔４〕分科会の準備

 

入室後は、画面下のメニューバーから「チャット」と「参加者」の画面を開いてください。

次に、司会／発表者／ホスト担当幹事／聴講者を識別しやすいように、自分の表示名を変更してください。

表示名の変更方法

参加者リストの自分の名前にカーソルを合わせて「詳細」をクリック

「名前の変更」を選択

表示する氏名はカタカナのフルネームで表記してください。例：「司会：ヤマダタミ＠〇〇大学」

 

 

 〔５〕全画面表示とその解除

 

Zoomでは画面共有を開始するとアプリが全画面表示に切り替わり、他のアプリなどが操作しづらくなる場合があります。

全画面表示を解除したいときは、画面上部の「オプション表示」メニュー内、または画面右上から「全画面表示の終了」をクリックしてください。キーボードのEscキーを押しても、全画面表示を解除することができます。

 

 

〔６〕マイクとビデオ

 

入室後はマイクとビデオがオフの状態になっています。もしもオンになっている場合は、オフにしてください。

ホスト担当幹事からの指示を受けて、マイクとビデオをオンにしてください（普段より大きくはっきり発声することを推奨）。

マイクのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ミュート解除」をクリック

ミュートボタンの右隣「^」マークをクリックすると、使用するマイクとスピーカーを選択できます。

ビデオのオン／オフを切り替える方法：メニューバーの「ビデオの開始」をクリック

 

 

〔７〕ビューの切り替え

 

Zoomでは、話している人のビデオを自動的に検知して大きく表示する「スピーカービュー」と、参加者全員のビデオが同じ大きさに見える「ギャラリービュー」があります。

画面右上にある「スピーカービューへ／ギャラリービューへ」というメニューをクリックすることでビューを切り替えることができます。

 

 

〔８〕共同ホスト

 

ホスト担当幹事は、司会を「共同ホスト」に指定する。

非常事態には司会とホスト担当幹事が対処する。

 

 

〔９〕分科会の開始

 

発表者の所属・氏名を紹介し、マイクとビデオをオンにするように発表者に指示してください。

発表者がマイクとビデオをオンにしたら、資料の画面共有を促してください。

聴講者が画面共有できているかどうか確認できましたら、発表者に発表を開始するように指示してください。

 

 

〔１０〕資料の配布

 

発表者の資料は、事前にポータルサイトの「大会参加者用ページ」にアップロードし、参加者が各自でダウンロードします。ダウンロードについて、司会から参加聴講者に指示してください。

 

 

〔１１〕タイムキープについて

 

個人発表の発表時間は1件あたり30分です。内訳は発表20分、質疑応答10分を目安とし、全体として30分以内に収めるようお願いいたします。

タイムキープは原則として発表者自身が行ないますが、司会もタイムキープのサポートをお願いいたします。

発表終了3分前になったら、その旨を音声または携帯アラームなどで発表者に伝えてください。また、発表終了時間を過ぎても発表が終わらない場合には、発表を終了するよう発表者に伝えてください（ベルを使用する場合は、残り3分で1回、0分で2回鳴らしてください）。

 

 

〔１２〕質疑応答について

 

質疑応答の時間に入っても、原則として発表者は画面共有をしたままにするよう指示してください（資料にページ番号を入れておくと、質問にスムーズに対応できます）。

参加聴講者からの質問やコメントは、質疑応答の時間にチャット画面に投稿するようアナウンスしてください。

司会は、質疑応答の時間に、投稿された質問やコメント（あるいはご自身の質問やコメント）を口頭で読み上げてください。その後、発表者に応答を促してください。

原則として、先に投稿された質問を優先して読み上げるようにしてください。

発表者には口頭で質問やコメントに応答するよう指示してください。

発表者の応答ののち、当該参加聴講者に対して、さらに質問やコメントがある場合はマイクをオンにして口頭で発言するよう促してください。

一連の応答が終わったら、次の質問やコメントを読み上げ、時間の許すかぎり質疑応答を続けてください。

質疑応答の時間管理は司会の裁量にお任せします。ただし、次の発表開始までに５分間の入れ替わり時間を確保するようにしてください。

 

 

〔１３〕拍手について

 

Zoomのメニューバーの「反応」をクリックすると、イラストアイコンを使って「拍手」や「賛成／いいね」の意思表示をすることができますので、適宜ご活用ください。

参加者全員のビデオがオフになっているときなどに「反応」ボタンが一時的に見えなくなることがあるようですが、大会の進行上「反応」メニューが使えなくても大きな支障はありませんので、そのままの状態で引き続き進めてください。

 

 

〔１４〕発表者の交代

 

質疑応答が終了したら、発表者に画面共有を停止して、マイクとビデオをオフにするよう口頭で指示してください。

発表者のマイクとビデオがオフになったことを確認したら、次の発表者に準備をするよう告げてください。

 

 

〔１５〕ミーティングの終了

 

分科会が終了したら、その旨を口頭で参加者に伝えてください。

そののち、メニューバーの「ミーティングを退出」をクリックしてミーティングから退出してください。

退出後も、当該会場のRoom@（@は数字）をクリックすれば再入室可能です。

 

 

〔１６〕司会を担当する際の注意

 

イヤホンやヘッドホン、外付けマイクの使用を推奨します（PC内蔵のスピーカーやマイクでは、ハウリングが起こりやすくな ります）。

ホスト担当幹事からの指示があってから、マイクとビデオをオンにします。

名前を「司会：ヤマダタロウ＠〇〇大学」のように変更します。

発表終了3分前になったら、その旨を音声またはベルで発表者に伝えます。

質疑応答では、司会がチャットに投稿された質問やコメントを読み上げます。

 

 

〔１７〕トラブル時の対処

 

音声の不具合などのトラブルも予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。

技術的なトラブルが発生した場合は、ホスト担当幹事と協議の上対処してください。

 

 

追記：

 

本マニュアルは、日本文化人類学会第54回研究大会・国際ジェンダー学会2020年大会のオンライン開催に際して、参加者（聴講者、発表者、司会）が、Zoomを利用するための手引きとして作成したものに、修正・加筆して作成しました。記して感謝いたします。